[Tổng hợp] Các Quy định thanh toán của Doanh Nghiệp

[Tổng hợp] Các Quy định thanh toán của Doanh Nghiệp | BT Marketing

Bài viết dựa trên nghiên cứu, tổng hợp cá nhân và việc mình đã áp dụng tại Doanh nghiệp mình, các bạn có thể tham khảo để vận dụng, áp dụng cho phù hợp, tránh rủi ro phát sinh sau này đặc biết là các Doanh nghiệp/Doanh nghiệp chuyển đổi lên từ HKD sau ngày 01/01/2026.

Cơ sở pháp lý quan trọng

• Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024: Khoản 2 Điều 14 quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Nghị định 52/2024/NĐ‑CP về thanh toán không dùng tiền mặt – quy định phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nghị định 181/2025/NĐ‑CP (có hiệu lực từ 01/7/2025) quy định 11 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.
• Hướng dẫn của các cơ quan khác như Bộ Giáo dục và Đào tạo (ví dụ Công văn 6646/BGDĐT-KHTC) về yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt khi chi trả cho cá nhân.

Khi nào thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là quy định bắt buộc để được khấu trừ hoặc hợp lệ:

• Theo Nghị định 181/2025, từ 01/7/2025, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (kể cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) thì cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Trường hợp giá trị dưới ngưỡng (ví dụ dưới 5 triệu đồng) thì có ngoại lệ cho phép thanh toán bằng tiền mặt hoặc hình thức khác.
• Cũng theo Nghị định 181: nếu trong cùng ngày mua từ 1 người bán nhiều lần mà tổng ≥ 5 triệu đồng thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn khấu trừ.

Chú ý: “Thanh toán không dùng tiền mặt” không chỉ là chuyển khoản ngân hàng, mà còn bao gồm các hình thức khác như thẻ ngân hàng, ví điện tử, bù trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba có ủy quyền.

Thanh toán giữa Doanh nghiệp và cá nhân — các điểm lưu ý

Doanh nghiệp mua hàng từ cá nhân

– Khi Doanh nghiệp mua hàng từ cá nhân và nếu hóa đơn/hợp đồng mua hàng đó thuộc đối tượng “hàng hóa, dịch vụ mua vào từ cá nhân” mà có hóa đơn từ cá nhân hoặc chứng từ hợp lệ, thì việc thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giúp Doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ thuế (nếu đáp ứng các điều kiện khác).

– Nếu Doanh nghiệp chuyển khoản vào tài khoản cá nhân người bán thì cần lưu ý: nếu cá nhân đó là cá nhân kinh doanh (hộ kinh doanh cá nhân) thì việc nhận tiền qua tài khoản cá nhân có dấu hiệu phải kê khai thuế. Ví dụ: nếu cá nhân bán hàng qua tài khoản cá nhân mà doanh thu ≥ 100 triệu đồng/năm thì có chịu thuế GTGT và TNCN.

– Doanh nghiệp nên có hợp đồng, chứng từ mua hàng, hóa đơn (nếu có), và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp: lệnh chi, ủy nhiệm chi, giao dịch thẻ, ví điện tử etc.

– Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản người bán (cá nhân) thì chứng từ này không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT.

>> Hướng an toàn:

• Mọi giao dịch nên thanh toán chuyển khoản từ tài khoản Doanh nghiệp
• Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ: “Thanh toán mua hàng hóa A theo HĐ số …” hoặc “Thanh toán dịch vụ …” — tránh ghi chung chung như “chuyển tiền” hay “thanks”.

>> Tính hợp lệ:

• Chuyển từ tài khoản Doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân người bán vẫn hợp lệ, miễn là có hợp đồng, chứng từ giao nhận hàng và hóa đơn (nếu có).
• Không được coi là chuyển khoản hợp lệ nếu bạn nộp tiền mặt vào tài khoản cá nhân của người bán (phải là chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp).
• Giao dịch mua hàng từ cá nhân không sẽ không có VAT→ Vì vậy, bạn không thể khấu trừ VAT đầu vào (Cá nhân không phải là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, nên họ không có nghĩa vụ và không được xuất hóa đơn GTGT)
• Nhưng: Nếu có chứng từ thanh toán chuyển khoản, Có hợp đồng hoặc biên nhận mua bán, Có chứng từ giao nhận (phiếu nhập, biên bản bàn giao, hình ảnh,…)  → Thì vẫn được tính vào chi phí hợp lý khi hạch toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp bán hàng cho cá nhân

Khi Doanh nghiệp bán hàng cho cá nhân và nhận thanh toán qua chuyển khoản: về phía cá nhân cần lưu ý nếu họ là cá nhân kinh doanh, thương mại thì việc nhận tiền qua tài khoản cá nhân sẽ được cơ quan thuế đối chiếu. Ví dụ: khoản tiền chuyển vào tài khoản cá nhân mà là thu nhập từ kinh doanh sẽ phải khai thuế.

Doanh nghiệp nên lập hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng, ghi rõ các hình thức thanh toán, tránh việc cá nhân mua nhiều lần và chia nhỏ để né chứng từ. Vì nếu nhiều lần trong ngày từ một người bán có tổng ≥ 5 triệu đồng mà không thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

>> Hướng an toàn:

•  Cá nhân không cần MST vẫn được xuất hóa đơn (chỉ cần ghi họ tên, địa chỉ). Nếu khách không yêu cầu lấy hóa đơn, DN vẫn phải lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày cho tất cả giao dịch bán lẻ (theo Điều 19 NĐ 123/2020).
• Về thanh toán chuyển khoản: Doanh nghiệp có quyền nhận tiền qua:

• • Tài khoản ngân hàng của Doanh nghiệp,
  • Ví điện tử doanh nghiệp,
  • Hoặc các hình thức “không dùng tiền mặt” được NĐ 181/2025 công nhận.
• Thanh toán từ tài khoản cá nhân người mua là hoàn toàn hợp lệ, nếu:
  • Có chứng từ chuyển tiền rõ nội dung (“Thanh toán đơn hàng…”, “Mua sản phẩm…”).
  • Khoản thu được hạch toán vào sổ kế toán của doanh nghiệp.
  • Cá nhân chuyển khoản cho Doanh nghiệp không bị giới hạn, trừ khi là khoản vượt mức quy định phòng chống rửa tiền (từ 500 triệu đồng/lần trở lên – phải báo cáo theo Nghị định 116/2025/NĐ-CP).

Các quy định chi tiết khác & rủi ro

– Thanh toán qua chuyển khoản từ Doanh nghiệp sang cá nhân vẫn cần lưu trữ chứng từ rõ ràng, nội dung chuyển khoản nên phản ánh đúng mục đích (ví dụ “Thanh toán mua hàng hóa…”, “Thanh toán dịch vụ…”). Nếu nội dung không rõ ràng, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình.

– Trường hợp cá nhân nhận tiền nhưng lại khai không đúng bản chất hoặc che giấu doanh thu: có thể bị xử lý truy thu, ấn định thuế.

– Hạn mức lớn: từ 01/11/2025, các giao dịch chuyển tiền điện tử trong nước từ 500 triệu đồng trở lên hoặc ngoại tệ tương đương phải được báo cáo cho Cục Phòng, chống rửa tiền.

1 số kinh nghiệp thực tế áp dụng cho Doanh nghiệp

👉 Khi mua hàng từ cá nhân, nên ký hợp đồng rõ ràng, yêu cầu cá nhân xuất hóa đơn (nếu cá nhân kinh doanh) hoặc chứng từ hợp lệ.
👉 Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc hình thức không dùng tiền mặt để đảm bảo được khấu trừ thuế (với hóa đơn từ 5 triệu trở lên).
👉 Lưu giữ chứng từ thanh toán: sao kê ngân hàng, lệnh chi, ủy nhiệm chi, biên bản đối chiếu nếu bù trừ công nợ.
👉 Tránh chia nhỏ hóa đơn hoặc thanh toán qua nhiều lần với cùng một người trong ngày với mục đích né chứng từ không dùng tiền mặt — điều này có thể không được khấu trừ thuế.
👉 Khi bán hàng cho cá nhân, ghi rõ hình thức thanh toán, và lưu giữ chứng từ nhận tiền, để tránh rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra.
👉 Kiểm tra xem người cá nhân bán hàng có đăng ký hộ kinh doanh hay không; nếu có thì cần tính tới việc thuế GTGT, TNCN.
👉 Với việc chi trả cho cá nhân (tiền lương, thưởng, chi phí cá nhân…), nên ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản, tránh thanh toán bằng tiền mặt khi có thể — vì các cơ quan quản lý đang ngày càng yêu cầu chuyển khoản nhiều hơn. Ví dụ: Công văn 6646/BGDĐT-KHTC yêu cầu chi trả cho cá nhân qua chuyển khoản.

>> Tham khảo thêm:

• Bán hàng Online có đóng thuế như thế nào
• Cách Đăng ký tài khoản Thuế Thương mại điện tử để kinh doanh online
• Thông tin về Thuế và Pháp luật Kinh Doanh

Xem thêm:

• Kiến thức Kinh doanh Thương mại Điện tử
• Kiến thức về Facebook Marketing